Quali tipi di istituzioni sono eleggibili in un partenariato Comenius Regio?
I partenariati Comenius Regio sono partenariati bilaterali, tra due autorità educative locali o regionali, di due diversi Paesi, che hanno un ruolo specifico nell’ambito dell’educazione scolastica, soltanto queste autorità possono presentare una candidatura per un partenariato Comenius Regio. In Italia le autorità educative locali o regionali eleggibili sono le Regioni, le Province, i Comuni capoluoghi di regione e gli Uffici Scolastici Regionali. Una lista di tutte le istituzioni eleggibili in ogni Paese partecipante al Programma LLP è disponibile a questo link http://ec.europa.eu/education/comenius/doc/listregio_en.pdf
Ciascuna autorità educativa locale o regionale deve coinvolgere nel progetto almeno un istituto scolastico e almeno un’organizzazione della sua regione o della sua provincia. L’istituto scolastico deve essere una scuola eleggibile per i partenariati scolastici Comenius, in Italia lo sono tutti gli istituti scolastici di ogni ordine e grado statali e paritari; l’organizzazione o l’associazione locale deve poter contribuire alle attività del progetto come ad esempio musei, associazione giovanili, ONG, istituzioni che operino nell’ambito della formazione, biblioteche, imprese locali ecc.
Se l’autorità educativa locale o regionale coinvolge una scuola e un asilo nido può presentare una candidatura per un partenariato Comenius Regio?
No, perché gli asili nido e altre istituzioni prescolari sono considerate come scuole e quindi eleggibili nell’ambito del programma Comenius. Un partenariato Comenius Regio deve coinvolgere oltre a una scuola almeno un’organizzazione o un’istituzione non scolastica.
Se l’autorità educativa regionale o locale coinvolge un istituto di formazione per insegnanti e una scuola può presentare una candidatura per un partenariato Comenius Regio?
Si, in quanto c’è una scuola e un’altra organizzazione coinvolta – l’istituto di formazione per insegnanti.
Possono due autorità locali o regionali di un solo paese partecipare allo stesso partenariato Comenius Regio?
Si, ma solo una delle autorità locali o regionali può ricoprire il ruolo di beneficiario. In questo caso però l’altra autorità locale o regionale non potrà essere considerata come l’organizzazione non scolastica del consorzio regionale e quindi dovrà essere aggiunto un altro partner locale con questo ruolo.
Può un’azienda partecipare a un partenariato Comenius Regio?
Si, inoltre anche altri tipi di istituzioni/organizzazioni pubbliche o private possono far parte del consorzio regionale di un Comenius Regio come il corpo dei vigili del fuoco, centri per l’educazione degli adulti, musei ecc. Ciò che conta è che tali organizzazioni contribuiscano in modo rilevante alla realizzazione del progetto.
Come si possono individuare quali sono le autorità educative locali o regionali eleggibili negli altri Paesi che partecipano al Programma LLP?
Una lista delle istituzioni eleggibili in ogni Paese per i partenariati Comenius Regio è disponibile a questo link http://ec.europa.eu/education/comenius/doc/listregio_en.pdf in caso di dubbio si consiglia di contattare l’Agenzia Nazionale dell’istituzione partner al fine di verificare l’eleggibilità del partner.
Cosa s’intende per “regione” in un partenariato Comenius Regio?
Non c’è una definizione precisa in quanto nell’ambito dei partenariati Comenius Regio possono essere coinvolte città, province o regioni in senso più ampio. Quindi tale definizione è legata al tipo di sistema educativo vigente nel proprio paese, alle tematiche e alle attività pianificate nel progetto.
Che cosa succede se un partner locale si ritira dal consorzio regionale di una delle regioni partner (ad esempio se si ritira una scuola o un’associazione)?
Si deve contattare al più presto l’Agenzia Nazionale e comunicare il ritiro del partner locale e il nome del nuovo partner locale (scuola o organizzazione locale) che prenderà il suo posto, ovviamente gli obiettivi e le attività del progetto non dovranno subire variazioni. Nel caso in cui questo non fosse possibile l’intero partenariato decadrebbe in quanto non più eleggibile.
Nel caso in cui la persona di contatto dell’autorità locale o regionale di una delle regioni partner venisse trasferito o comunque non fosse più in grado di seguire il partenariato, può il Dirigente Scolastico di una delle scuole che fanno parte del consorzio di quella regione divenire il referente del partenariato?
No, non è possibile per il Dirigente o un docente di una scuola partner divenire la persona di contatto dell’autorità locale o regionale, quindi sarà necessario trovare una nuova persona di contatto all’interno dell’autorità locale o regionale beneficiaria. Infatti, come riportato nella fiche della Guida LLP dedicata ai Comenius Regio, soltanto l’autorità educativa locale o regionale può presentare una candidatura per un partenariato Comenius e deve coordinare tutte le attività.
È possibile fondare un partenariato Comenius Regio su un progetto esistente di gemellaggio tra città?
Si, è possibile iniziare un Comenius Regio e contemporaneamente avere un gemellaggio tra città già esistente o da poco attivato. Ovviamente è necessario assicurarsi che non ci sia un doppio finanziamento e quindi che le attività supportate dal Comenius Regio siano chiaramente identificabili.
Perché un Comenius Regio è solo bilaterale?
Si è ritenuto di iniziare l’esperienza di questo nuovo tipo di progetti prima come partenariati bilaterali al fine di sviluppare più facilmente le regole amministrative adeguate a supportare questa tipologia di progetti e poter poi successivamente proporre anche Comenius Regio di tipo multilaterale.
Come si possono trovare partner per un partenariato Comenius Regio?
Si può iniziare la ricerca di un’istituzione partner sfruttando una cooperazione già esistente con un’altra regione o comune Europeo, un partenariato scolastico o altri contatti legati a network europei attivi o altre iniziative. Ad oggi non sono ancora stati sviluppati strumenti ad hoc che possano aiutare nella ricerca del partner, ma supporto nella ricerca può essere fornito dalle Agenzie Nazionali.
Si può richiedere il finanziamento per effettuare una visita preparatoria per preparare la candidatura per un partenariato Comenius Regio?
Si, è necessario contattare l’Agenzia Nazionale per avere informazioni relative alle regole per presentare la candidatura per una visita preparatoria.
Dove è disponibile il modulo di candidatura di un partenariato Comenius Regio?
Il modulo di candidatura è disponibile sul sito web dell’Agenzia Nazionale, come per i partenariati scolastici Comenius anche per i Comenius Regio è necessario che ciascun partner invii una copia della candidatura alla propria Agenzia Nazionale. Si consiglia sempre di consultare il sito web dell’Agenzia Nazionale per verificare tutti i dettagli relativi alle procedure per la presentazione delle candidature.
Chi deve firmare il modulo di candidatura?
Soltanto l’autorità locale o regionale firma il modulo di candidatura. I partner locali devono sottoscrivere una lettera di intenti con la quale si impegnano a prendere parte al partenariato.
Che cos’è una mobilità?
Una “mobilità” si riferisce a un viaggio all’estero effettuato da una persona presso l’istituzione partner di un Comenius Regio o per recarsi a un evento che è collegato agli obiettivi del Comenius Regio.
È possibile effettuare un numero maggiore di mobilità di quelle previste dal contributo forfettario prescelto?
Certamente! non c’è un limite massimo di mobilità che si possono realizzare, se una parte del contributo forfettario non è stato speso per il numero minimo di mobilità da realizzare si può spendere il budget rimanente per effettuare ulteriori mobilità.
Si tiene una conferenza di partenariato presso il partner regionale straniero, ma nemmeno il contributo forfettario più alto (quello per 24 mobilità) è sufficiente per finanziare le mobilità di tutti i potenziali partecipanti italiani.
Si possono richiedere fondi aggiuntivi sotto la voce del budget “altri costi”?
No i fondi per “altri costi” del progetto non possono essere usati per finanziare mobilità aggiuntive, in questo caso è necessario ricercare altre risorse per cofinanziare la partecipazione alla conferenza.
La partecipazione a un incontro di progetto in Italia può essere considerata come mobilità e quindi essere conteggiata nel numero minimo di mobilità da realizzare?
No, soltanto i viaggi all’estero (presso l’istituzione partner autorizzata o a un evento organizzato da un progetto o una rete Europea utile per il raggiungimento degli obiettivi del progetto) possono essere considerati come mobilità eleggibili.
Stiamo organizzando in Italia un seminario o una piccola conferenza con la regione partner. E’ possibile finanziare la partecipazione all’evento di partecipanti italiani con il contributo forfettario delle mobilità?
No, la mobilità all’interno del proprio paese di origine non è una mobilità eleggibile. Nel caso in cui siano già state realizzate da parte del beneficiario il numero minimo di mobilità eleggibili all’estero e non è stato speso l’intero ammontare del contributo forfettario è possibile spendere quanto rimasto per altri obiettivi del progetto.
È possibile coinvolgere ufficialmente altre organizzazioni/istituzioni o istituti scolastici della regione nel partenariato Comenius Regio già in corso?
Si è possibile richiedere all’Agenzia Nazionale di aggiungere ufficialmente nuovi partner locali (è necessario presentare una richiesta ufficiale unitamente alle lettere di intenti dei nuovi partner locali) e l’Agenzia Nazionale provvederà a redigere un emendamento all’accordo finanziario. Si fa notare che non è mai possibile aumentare l’ammontare del finanziamento del partenariato.
E’ammissibile far partecipare alle mobilità gli alunni delle scuole partner del progetto Comenius Regio?
Nella Guida LLP si specifica che la mobilità può essere effettuata solamente dallo staff delle istituzioni coinvolte nel partenariato. La partecipazione di alunni alle mobilità deve essere giustificata con riferimento agli obiettivi del partenariato. Inoltre il loro coinvolgimento nelle mobilità deve essere previsto in fase di progettazione ed avere la chiara funzione di promuovere lo sviluppo scolastico e la cooperazione tra le regioni partner. Un documento giustificativo al riguardo deve essere allegato alla candidatura.
È possibile presentare una candidatura per una borsa di formazione in servizio per partecipare a un seminario o una conferenza per insegnanti organizzata da un partenariato Comenius Regio?
Si, a condizione che il seminario o la conferenza abbiano i requisiti minimi per potere essere a tutti gli effetti considerati formazione in servizio Comenius. Questo significa ad esempio che il seminario o la conferenza devono essere ampiamente pubblicizzati (ad esempio attraverso il database Comenius-Grundtvig) e aperti ai partecipanti provenienti da tutti i paesi partecipanti al programma LLP.
Che cosa finanzia un partenariato Comenius Regio?
Il finanziamento di un partenariato Comenius Regio è composto da un contributo forfettario, volto a coprire le spese per le mobilità transnazionali, differenziato a seconda del numero dei partecipanti e della distanza, e un contributo sulla base dei costi reali per le spese aggiuntive del progetto (massimo 75%). Il contributo forfettario per le mobilità facilita il compito del candidato perché non è necessario calcolare in modo dettagliato il costo di ogni singolo viaggio. Per gli altri costi, per i quali è richiesto di indicare il dettaglio delle spese che saranno sostenute per la realizzazione del progetto, l’approccio è comunque abbastanza flessibile e permette di finanziare uno spettro ampio di vari tipi di attività.
Qual è l’importo massimo del finanziamento dell’UE per un partenariato Comenius Regio?
L’importo massimo finanziabile per il progetto da parte delle Commissione Europea è pari a 40.000 Euro per i consorzi regionali italiani. Il contributo è costituito da una somma forfettaria (importo massimo pari € 15.000) per sostenere i costi di mobilità e un contributo fino al 75% delle spese ammissibili rendicontate di non mobilità (personale, attrezzature, subcontratti e altri costi) fino a un massimo di € 25.000.
È richiesto un cofinanziamento per i partenariati Comenius Regio?
Ai beneficiari è richiesto di cofinanziare per almeno il 25% del totale delle spese aggiuntive del progetto escluse le mobilità.
Fino a che limite possono essere finanziate le spese di subappalto e per attrezzature ?
I costi di subappalto possono essere finanziati fino ad un massimo del 30% dei costi totali ammissibili del progetto compreso l'importo forfettario per la mobilità.
I costi per le attrezzature possono essere finanziati fino ad un massimo del 10% dei costi totali ammissibili del progetto compreso l'importo forfettario per la mobilità.
È da applicare l’ammortamento alle attrezzature?
I costi indicati per le apparecchiature devono essere ammortizzati secondo i principi fiscali e contabili applicabili normalmente dal beneficiario in conformità alle norme stabilite nell'articolo 14.2 delle condizioni generali dell'accordo e devono rispettare le normativa fiscali e contabili del beneficiario.
E’ possibile effettuare spostamenti nelle singole voci del budget?
Nessun trasferimento di fondi è consentito tra la somma forfettaria dei costi mobilità e i costi di non mobilità.
Tuttavia, durante lo svolgimento del progetto, il beneficiario può effettuare delle modifiche sulla distribuzione dei costi di non-mobilità (ad esempio i costi del personale, le attrezzature, di subappalto e altri costi) partendo dal bilancio approvato. Il trasferimento tra le categorie di costi non deve superare il 10% dell'importo di ciascuna voce dei costi ammissibili da o ai quali il trasferimento viene applicato.
Se in fase di Rapporto Finale, risultano cambiamenti (ad esempio relativi ad un acquisto di attrezzature non previsti nel budget approvato) che non sono stati necessari per il progetto, L’AN può sempre ritenere tali costi non ammissibili.
Sono ammissibili i costi indiretti?
I costi indiretti non sono ammissibili al finanziamento. I costi indiretti sono definiti nell’ accordo, come quei costi relativi alle spese amministrative generali del progetto (ad esempio spese generali, spese per le telecomunicazioni e forniture per ufficio).
L’acquisto di materiali di consumo direttamente collegati ad una conferenza/evento/incontro che è stato organizzato nell'ambito del progetto è da considerare come costi diretti o indiretti?
Se c'è un legame diretto tra i materiali di consumo acquistati (esempio: spese di spedizione, l'inchiostro della stampante ecc.) e la conferenza, l’evento o l’incontro che è stato organizzato nell'ambito del progetto, i costi di tale materiale possono essere trattati come costi diretti ed essere indicati in bilancio nella categoria “altri costi”.
L'acquisto di un computer portatile è un costo diretto o un costo indiretto? Se si tratta di un costo diretto, può essere finanziato nell'ambito della voce di costi per attrezzature?
L'acquisto di computer portatile è un costo diretto. I beneficiari possono acquistare computer portatili soltanto se può essere dimostrato che l’acquisto è necessario per la realizzazione del progetto. Ad esempio, se è prevista la cooperazione on-line o il progetto si concentrerà sugli aspetti multimediali, in tal caso, l'acquisto sarebbe ammissibile.
L'acquisto può essere finanziato nella voce di costi per le attrezzature e devono essere applicate le regole dell’ammortamento.
La preparazione linguistica e culturale per la mobilità è un costo ammissibile tra i costi di subappalto?
Sì, ma solo se è direttamente collegata alla tematica o alla lingua del progetto.
Può un’istituzione che è già coinvolta in un altro Comenius o in un'altra attività del Programma LLP partecipare a un Comenius Regio?
Si, ciò che conta è che l’istituzione non riceva un doppio finanziamento per le stesse attività e che le attività del Comenius Regio siano chiaramente identificabili.
Quali sono i costi eleggibili nell’ambito di un Comenius Regio?
Affinché i costi siano considerati eleggibili devono soddisfare i seguenti criteri:
- devono essere inerenti ad attività che coinvolgono paesi che partecipano al Programma LLP;
- devono essere sostenuti dai partner ufficiali del progetto;
- devono essere connessi al progetto (cioè devono essere rilevanti e direttamente legati all’esecuzione del progetto in accordo al piano di lavoro);
- devono essere necessari ai fini dell’esecuzione del progetto;
- devono essere ragionevoli e giustificati e in accordo con i principi di sana gestione finanziaria, in particolare in termini di rapporto costi-benefici e di efficienza dei costi;
- devono essere generati nel corso del periodo di svolgimento dell’azione;
- devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario e dai membri del consorzio, essere registrati nei loro libri contabili in conformità con i principi contabili applicabili, ed essere dichiarati conformi ai requisiti sanciti dalla legislazione fiscale e sociale applicabile;
- devono essere identificabili e verificabili.
Nella Guida per il candidato al Programma LLP è indicato l’elenco delle spese che sono definite non eleggibili (vedi capitolo 4F)
I costi indiretti non sono eleggibili per i partenariati Comenius Regio.
L' IRAP è considerata un costo eleggibile per i progetti Comenius Regio ?
No, tale imposta è un costo ineleggibile.
È possibile subappaltare un compito specifico (come ad esempio una traduzione o un lavoro da web designer) a una persona che lavora presso l’istituzione beneficiaria ma che svolgerebbe tale compito in più al suo lavoro ordinario?
No, perché i contratti di subappalto possono essere stipulati soltanto con persone che non sono impiegate nell’istituzione beneficiaria. (vedi Guida del candidato capitolo 4F).
Si possono coprire i costi delle conferenze e degli incontri con i fondi del Comenius Regio?
I costi per organizzare un incontro o una conferenza ad esempio costi di affitto dei locali, interpretariato o costi per esperti o relatori possono essere coperti dal finanziamento del Comenius Regio. I costi di viaggio e di soggiorno per i partecipanti della regione partner straniera alla conferenza devono essere coperti dall’importo forfettario per le mobilità del loro finanziamento. I costi inerenti la partecipazione a un incontro o una conferenza organizzata dal beneficiario italiano di persone italiane non facenti parte dello staff del beneficiario italiano e/o dei suoi partner locali possono essere finanziati solo in casi eccezionali e giustificati (come ad esempio per disseminare i risultati del partenariato in altre regioni). Si deve sempre tenere presente che i fondi devono andare a sostenere prima di tutto la cooperazione tra le due regioni partner.
Chi è responsabile della gestione finanziaria del partenariato Comenius Regio e se necessario distribuisce i fondi ai partner locali del progetto?
In generale il finanziamento è gestito dall’autorità educativa regionale o locale, che ha sottoscritto l’accordo finanziario, ed è responsabile di tutta la gestione del progetto anche di quella finanziaria.
L’autorità educativa locale o regionale deve firmare un contratto con i partner locali (scuola/e e organizzazione/i)?
Non necessariamente. Tutti i partner si impegnano a realizzare il progetto sulla base di quanto indicato dall’accordo finanziario stipulato con l’Agenzia Nazionale, che è sufficiente a chiarire quali sono gli obblighi di ciascun partner del consorzio regionale. L’autorità educativa locale o regionale e i partner locali devono decidere autonomamente come organizzare i rapporti tra di loro, nel caso in cui decidano di stipulare un accordo specifico, tale accordo non deve contraddire quanto indicato dall’accordo finanziario stipulato con l’Agenzia Nazionale.
Devono i partner locali italiani di un partenariato Comenius Regio firmare il modulo di candidatura?
No, ma i partner locali italiani devono sottoscrivere una lettera di intenti con la quale confermano la loro volontà di voler partecipare al progetto.
Che cosa succede se un partner locale italiano si ritira dal partenariato e non sussistano più i criteri di eleggibilità del consorzio regionale (ad esempio non c’è almeno una scuola o almeno un’organizzazione)?
Potrebbe verificarsi che l’intero partenariato non sia più eleggibile e decada. Al fine di evitare questa eventualità è necessario informare subito l’Agenzia Nazionale del ritiro di uno dei partner locali indicando la nuova scuola o la nuova organizzazione che sostituirà il partner locale che si ritira, naturalmente gli obiettivi e le attività del partenariato devono rimanere gli stessi.
Ai costi per le attrezzature devono essere applicate le regole di ammortamento, ci sono percentuali di ammortamento fisse da applicare?
No, ai costi per le attrezzature devono essere applicate le regole di ammortamento contabili e fiscali applicabili dall’istituzione beneficiaria.
Quando una delle categorie dei costi di non mobilità supera la soglia del 10% delle attrezzature o del 30% dei subcontratti, e L’AN riduce gli importi della relativa sotto-categoria, è necessario rispedire il progetto con una nuova ripartizione dei costi?
In questo caso non c’è bisogno di rinviare il progetto, l’AN può sempre rivedere e modificare il budget.
Quando il totale dei costi di non mobilità è superiore ai 25.000€ e di conseguenza l’AN deve apportare una riduzione di una parte, chi decide come ogni categoria di costi verrà ridotta? Può il beneficiario decidere quale categoria di costi ridurre?
L’AN può rivedere il bilancio e discuterne con il beneficiario se lo ritiene necessario
Può un istituto scolastico partecipare contemporaneamente a un partenariato scolastico e a un partenariato Comenius Regio?
Si, è sicuramente possibile e questa circostanza può rappresentare un’occasione per allargare le attività del progetto e creare un valore aggiunto, naturalmente le attività che vengono realizzate dalla scuola non devono mai essere realizzate con un doppio finanziamento.
Può un partenariato Comenius Regio servire per promuovere lo sviluppo di partenariati scolastici tra le due regioni partner?
Si, anzi è auspicabile, anche se i partenariati scolastici possono essere multilaterali e quindi coinvolgere anche altri paesi partner.
Chi decide se una candidatura per un partenariato Comenius Regio può essere finanziata oppure no?
Ogni Agenzia Nazionale effettua la valutazione qualitativa delle candidature delle sole istituzioni coordinatrici (cioè l’Agenzia italiana valuta qualitativamente le candidature coordinate da istituzioni italiane) sulla base delle checklist europee. Al termine delle valutazioni nazionali verrà stilata una graduatoria sulla base dei punteggi assegnati agli istituti coordinatori di ciascun Paese; ogni Agenzia Nazionale autorizzerà le candidature seguendo tale graduatoria, in base alla propria disponibilità di fondi.
Che cosa succede se l’Agenzia Italiana non ha fondi sufficienti per finanziare l’istituzione italiana?
In questo caso il partenariato non viene finanziato anche se qualitativamente era stato approvato.
Può succedere che venga finanziato un budget inferiore a quello che è stato richiesto nel modulo di candidatura?
L’importo forfettario richiesto per le mobilità all’estero viene sempre confermato dall’Agenzia Nazionale se nel modulo di candidature è stato correttamente indicato l’importo corrispondente al numero di mobilità pianificate. Invece l’importo relativo alle spese aggiuntive sulla base dei costi reali del progetto può essere diminuito laddove non siano state rispettate i criteri di eleggibilità dei costi indicati nella Guida del candidato LLP. In questo caso l’Agenzia Nazionale contatta il beneficiario al fine di concordare un nuovo budget sulla base di criteri corretti.
Chi deve inviare all’Agenzia Nazionale la documentazione per la rendicontazione finale di un partenariato Comenius Regio?
L’autorità educativa regionale o locale, cioè il beneficiario di un partenariato Comenius Regio, ha il compito di presentare il rapporto finale alla propria Agenzia Nazionale e di documentare il progetto nella banca dati EST (European Shared Treasure).
Quando si deve rendicontare?
La rendicontazione finale deve essere inviata all’Agenzia Nazionale entro sessanta giorni dal termine ufficiale delle attività del partenariato (ad esempio un partenariato autorizzato nel 2012 terminerà il 31 luglio 2014 quindi la rendicontazione dovrà essere completata entro il 30 settembre 2014). Una copia cartacea del rapporto finale firmata in originale dal Rappresentante Legale dell’ente beneficiario dovrà essere inviata all’Agenzia Nazionale LLP - Erasmus+ Indire via C. Lombroso,6/15 50134 Firenze.
Qual è il primo passo da fare per la rendicontazione finale di un partenariato Comenius Regio?
In primo luogo il beneficiario deve leggere attentamente la guida per la compilazione del rapporto finale “Guidance note on Comenius Regio project reporting 2012” scaricabile dalla pagina per i servizi per i beneficiari http://www.programmallp.it/servizi/ alla quale si accede utilizzando login e password già in possesso dei beneficiari e dalla quale è scaricabile il file del rapporto finale.
Gli altri documenti che il beneficiario deve tenere in considerazione durante la redazione del rapporto finale sono: il modulo di candidatura, l’accordo finanziario facendo particolare riferimento alle condizioni generali e a quelle finanziarie, la guida del candidato e le FAQ.
Qual è la struttura del rapporto finale?che cosa deve far emergere il beneficiario nella compilazione del rapporto?
Il rapporto finale è strutturato in tre parti:
§ la parte A le cui domande sono relative al partenariato nel suo insieme, per questo motivo è necessario aver concordato precedentemente le risposte di questa parte con la regione partner straniera.
§ la parte B invece è relativa all’implementazione del progetto a livello locale e regionale da parte di ciascuna regione partner e ricomprende anche tutte le richieste di dati inerenti gli aspetti finanziari del progetto, per questo motivo deve essere compilata singolarmente da ciascuna regione partner beneficiaria.
§ la parte C è costituita da una scheda di progetto “Publishable summary report” che deve sintetizzare le attività realizzate e i risultati raggiunti grazie al partenariato appena concluso. Le due regioni partner possono redigere una versione comune del Publishable summary report e inviarlo alla rispettiva Agenzia Nazionale insieme al rapporto finale.
E’ essenziale che durante la stesura del rapporto finale si tenga sempre presente di quanto era stato indicato nel modulo di candidatura e, in caso di variazioni delle attività del progetto rispetto a quanto era stato pianificato, si forniscano le ragioni delle modifiche apportate in itinere.
Che cosa si deve documentare nella banca dati EST?
EST - European Shared Treasure è la banca dati europea nella quale anche i beneficiari dei partenariati Comenius Regio devono documentare l’esperienza del loro partenariato. Per potere accedere alla compilazione della banca dati EST è necessario andare sulla pagina dei servizi per i beneficiari. Prima di iniziare la compilazione di EST si deve leggere attentamente la guida alla compilazione scaricabile dalla pagina dei servizi per i beneficiari.
In EST viene richiesto di immettere:
Sezione finanziaria del rapporto finale
Come compilare la tabella 9 relativa alle “mobility activities”?
Prima di tutto va selezionata la tipologia di mobilità svolta. Le tipologie di mobilità si differenziano per il numero di persone che hanno effettuato la mobilità e per la distanza tra le due regioni partner. Per questo motivo il prospetto permette di scegliere tra mobilità di breve distanza (se la distanza con il partner straniero rientra nei 300 km (4M-S 8M-S 12M-S 24M-S) e mobilità di lunga distanza (4M-L 8M-L 12M-L 24M-L) laddove la distanza fisica è superiore a 300 Km. Dopo aver scelto la tipologia di mobilità effettuata, occorre compilare la tabella sottostante indicando per ogni singolo incontro di progetto all’estero i seguenti dati: denominazione dell’istituzione ospitante; luogo dove si è svolta l’incontro (città/località della regione partner straniera); data di inizio della mobilità; durata della mobilità indicando il n. dei giorni; n. di persone che hanno viaggiato; una breve descrizione delle attività realizzate durante l’incontro di progetto all’estero ed infine i nominativi di tutti i partecipanti italiani specificando il nome dell’istituzione/organizzazione di appartenenza e la posizione ricoperta al suo interno. Per inserire una nuovo incontro di progetto occorre selezionare tutta la tabella vuota e incollarla sotto.
I subcontratti da riportare nella tabella sono quelli effettuati durante i due anni di attività del progetto (cfr. art II.2 dell’accordo finanziario). L’eleggibilità dei subcontratti è stata valutata dall’Agenzia Nazionale in fase di selezione della candidatura e quindi quelli che possono essere qui riportati sono i subcontratti indicati nel modulo di candidatura e autorizzati dall’AN, il cui importo è riportato all’articolo III dell’accordo finanziario. Se durante il progetto sono stati effettuati ulteriori subcontratti oltre quelli previsti, e non è stata chiesta autorizzazione a questa AN, i costi sono da considerarsi come quota di cofinanziamento da parte del beneficiario (v. art .9 dell’accordo finanziario).
Nella tabella 10.2 Equipment che cosa si deve indicare nella colonna C “usage rate” e F “Costs”?
Nella colonna C “usage rate” si deve indicare la percentuale di effettivo utilizzo del bene per l’attività del progetto ciò significa che se è stato acquistato un bene, come previsto dal budget, ed è stato utilizzato solo in parte per il progetto occorrerà indicare la percentuale di utilizzo del bene. Invece al fine di riportare il costo effettivo del bene nella colonna F “Costs” è necessario moltiplicare la percentuale di utilizzo del bene per la percentuale di ammortamento, per il prezzo di acquisto (come da fattura) e per i mesi di utilizzo/12.
La somma di tutti i costi delle attrezzature non può superare il 10% dei costi totali del progetto.
Cosa riportare nella tabella 10.3 Other Costs?
In questa tabella devono essere riportati tutti i costi indicati nel modulo di candidatura e autorizzati dall’AN con il maggior dettaglio possibile. I costi devono essere stati effettivamente sostenuti e dimostrabili con i giustificativi di spesa. In questa tipologia di costi possono essere riportati anche i costi di viaggio e di soggiorno per personale esperto esterno alle organizzazioni del progetto, impegnato in eventi e attività previste dal progetto. Tale tipo di costi deve essere dettagliato nella tabella 10.3 a.
Quando si deve completare la tabella 10.4 “Staff Costs”? e cosa si deve indicare nella colonna “Salary per day” della?
Nella tabella 10.4 “Staff costs” sono da riportare tutti i costi del personale che ha lavorato sul progetto appartenente alle organizzazioni del partenariato. Nella colonna “salary per day” deve essere riportato il costo effettivo giornaliero del personale fisso o temporaneo impegnato nelle attività del partenariato, tale spesa non può superare il massimo delle tariffe giornaliere eleggibili indicate nella Guida LLP 2012, capitolo 4F http://www.programmallp.it/lkmw_file/LLP///2012_Call/part1_it.pdf
I costi del personale devono comprendere i salari reali, i costi di sicurezza sociale e altri costi statutari inclusi nella remunerazione, non devono eccedere la tariffa media corrisposta dal beneficiario in accordo con la propria politica in materia di retribuzione. I costi per il salario del personale delle organizzazioni del consorzio regionale sono eleggibili nella misura in cui sono connessi alla realizzazione di attività del partenariato e nella misura in cui si tratta di costi che le organizzazioni non avrebbero sostenuto se il progetto non fosse stato intrapreso.
Quali sono i documenti che l’AN può richiedere come giustificativi di spesa per i costi di non-mobilità ? e per le mobilità all’estero?
L’AN può chiedere al beneficiario di fornire prova delle spese sostenute per le attrezzature, i subappalti e gli altri costi con fatture, ricevute e altre prove di pagamento come indicato anche nell’accordo. L’AN può richiedere come giustificativi delle mobilità effettuate gli attestati di partecipazione alle mobilità all’estero rilasciati dalla regione partner straniera e documenti di viaggio (carte d’imbarco, biglietti del treno ecc.) che comprovano l’effettiva realizzazione delle mobilità.
Gli attestati di partecipazione relativi alle mobilità transnazionali e i giustificativi di spesa relativi ai costi reali del progetto devono essere conservati agli atti e non spediti contestualmente al Rapporto Finale 2012-2014, salvo successiva richiesta specifica di invio per un eventuale controllo da parte dell’AN.
