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DOMANDE FREQUENTI

Erasmus
Domande frequenti sugli Erasmus Intensive Programme (IP)


 
Informazioni generali 
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Informazione specifiche:

Quali sono i criteri di eleggibilità di un IP?

Qual è lo scopo di un IP?

Quali costi copre il contributo comunitario?

Quali sono i costi eleggibili?

Pagamenti in valuta straniera differente dall’EURO

Un Istituto appartenente ad un Paese che non partecipa al Programma LLP può partecipare come partner di un IP?

La composizione degli studenti (per nazionalità) può essere modificata rispetto alla candidatura?

È possibile cambiare il numero di Studenti e Docenti (cioè diminuire il numero degli insegnanti e aumentare il numero degli studenti)?

Quando è necessario contattare l’AN?

In quali casi  si deve essere autorizzati dall’AN tramite un Emendamento all’Accordo?

In quali casi si deve essere legittimati dall’AN tramite un atto di Autorizzazione scritta?

In quali casi è sufficiente una semplice comunicazione all’AN?

Cosa si deve inviare all’Agenzia in fase di rendicontazione finale?

Quali documenti invece devono essere tenuti agli atti in caso di controlli (desk-check, on the spot check)?

Cosa non è ammissibile?




Quali sono i criteri di eleggibilità di un IP?
Un Programma Intensivo (IP) per essere eleggibile deve rispettare le seguenti condizioni: a) L’IP deve avere luogo nel seguente periodo: 1 Settembre 2011 – 31 Agosto 2012. Eccezionalmente, la data finale dell’ IP può essere successiva al 31 Agosto 2012, purché la data di inizio rientri nel periodo ammissibile. Eccezionalmente, gli IP che hanno inizio dopo il 15 luglio 2012, possono terminare entro il 15 ottobre 2012;
b) Tutti gli Istituti partecipanti (sia il coordinatore sia i partner) devono essere titolari di una Carta Universitaria Erasmus (EUC). Gli Istituti che possono partecipare al Progetto, sono quelli indicati come partner in candidatura, o successivamente autorizzati a diventarlo (entro la fine del Progetto), tramite atto formale da parte dell’Agenzia Nazionale;
c) L’IP deve avere una durata minima di 10 giorni consecutivi di lavoro e una durata massima di 6 settimane;
d) L’IP deve coinvolgere un numero minimo di 10 studenti provenienti da Istituti autorizzati a partecipare, di Paesi diversi da quello in cui l’IP ha luogo
e) Tutti gli Studenti devono partecipare all’IP per TUTTA LA DURATA senza interruzioni, inizio posticipato o conclusione anticipata (eccetto per cause di forza maggiore debitamente documentate es: certificati medici etc…); solo per i docenti la durata della partecipazione può essere inferiore alla durata effettiva del Programma Intensivo;
f) L’IP deve coinvolgere almeno 3 Istituti di 3 diversi Paesi partecipanti al programma LLP;
g) Gli studenti partecipanti o i docenti devono essere:
- Cittadini di un Paese partecipante al programma di apprendimento permanente
- Cittadini di altri Paesi iscritti a corsi regolari negli istituti di istruzione superiore o impiegati in un Paese
partecipante, secondo le condizioni stabilite da ciascuno dei Paesi partecipanti, tenendo conto della natura del programma (si prega di fare riferimento al sito web dell’Agenzia Nazionale pertinente);
h) L’IP non può consistere in attività di ricerca o conferenze;
i) L’IP non può essere parte di un corso Erasmus Mundus;
j) Uno stesso IP può ricevere al massimo un finanziamento per 3 anni consecutivi;
k) Le eventuali gite culturali previste nel work programme, per essere ammissibili dovranno contenere informazioni sulla pertinenza al Progetto IP;
l) Le spese inerenti il Progetto devono essere sostenute nel periodo eleggibile e pagate entro la data di presentazione del Rapporto Finale;
m) Ogni spesa ulteriore nel corso dell’IP, non potrà eccedere quanto stabilito da Accordo finanziario, controfirmato dall’AN e dall’Istituto coordinatore del Progetto.

Qual è lo scopo di un IP?
Un IP si pone l’obiettivo di:
a) favorire l’insegnamento efficace e multinazionale di argomenti specialistici che altrimenti non potrebbero essere insegnati se non in un numero ridotto di istituti;
b) consentire agli studenti e ai docenti di collaborare in gruppi multinazionali, beneficiando di condizioni di apprendimento e di insegnamento privilegiate, non realizzabili in un unico istituto
c) sperimentare nuove prospettive sull’argomento oggetto di studio, permettendo ai docenti uno scambio di prospettive sui contenuti didattici e su nuovi approcci relativi ai programmi di studio
d) sperimentare nuovi metodi didattici in contesti internazionali.
L'IP deve avere un valore aggiunto, rispetto ai corsi già esistenti a livello degli Istituti partecipanti.

Quali costi copre il contributo comunitario?
a) VIAGGIO (costi reali): Viaggio e Visto per gli Studenti e i Docenti che partecipano all’IP;
b) SOGGIORNO (contributo forfetario): Soggiorno e Assicurazione del viaggio per gli Studenti e i Docenti che partecipano all’IP;
c) COSTI ORGANIZZATIVI (contributo forfetario): per la realizzazione dell’IP.

Quali sono i costi eleggibili?
a) Costi di viaggio: Il contributo è basato sui costi reali nei limiti dell’importo indicato all’art. III.1 dell’Accordo e copre le spese di viaggio di Studenti e Docenti provenienti sia da Istituti di Paesi diversi da quello in cui si svolge l’IP, sia da Istituti del Paese ospitante l’IP, ma “ragionevolmente” distanti dal luogo di svolgimemto del Progetto. Possono essere rendicontati i costi di viaggio per massimo 60 studenti e 20 docenti. I costi di viaggio includono tutti i costi sostenuti dal luogo di partenza al luogo di destinazione e viceversa, incluso il visto (compresi i costi delle tratte dall’Aereoporto/Stazione al luogo in cui si svolge l’IP, e viceversa). L’Agenzia Nazionale riconoscerà fino ad un massimo di due giorni per il viaggio;
b) Costi di soggiorno: Il contributo è erogato sotto forma di forfait nei limiti dell’importo indicato all’Art. III.1 dell’Accordo e copre le spese di soggiorno di Studenti e Docenti provenienti sia da Istituti di Paesi diversi da quello in cui si svolge l’IP che da Istituti del Paese ospitante l’IP, ma “ragionevolmente” distanti dal luogo di svolgimemto del Progetto. Sarà considerato ammissibile il contributo per il soggiorno per un massimo 60 studenti e 20 docenti. I costi di soggiorno non legati direttamente alla partecipazione all’IP, saranno coperti con il contributo per i costi organizzativi. Per il calcolo del soggiorno per studenti e docenti rendicontabili le diarie da applicare sono quelle del paese in cui si svolge l’IP. Rientrano nelle spese del soggiorno: il vitto, l’alloggio, i trasporti urbani (giornalieri se necessari),le comunicazione (telefono, mail…) e l’assicurazione del viaggio;
c) Costi organizzativi: produzione di documenti e materiali, affitto di sale per conferenze o attività di formazione, noleggio di attrezzature, escursioni che sono parte integrante del programma dell’IP, attività informative, traduzioni e interpretariato, costi amministrativi, costi di viaggio e soggiorno per la preparazione/valutazione dell’IP, costi per gli esperti esterni. Il contributo è erogato sotto forma di forfait nei limiti di 7500 euro. Ai fini dell’erogazione del contributo, il beneficiario dovrà dimostrare che l’IP è stato effettivamente realizzato. Questa voce comprende anche i costi per la partecipazione degli studenti del Paese in cui si svolge l’IP.

Pagamenti in valuta straniera differente dall’EURO
Tutti gli importi indicati nel Rapporto Finale saranno in Euro. A tal fine il beneficiario potrà convertire gli importi in valuta diversa dall’Euro basandosi sul tasso di cambio applicato dalla banca alla data del trasferimento del prefinanziamento dall’AN al beneficiario

Un Istituto appartenente ad un Paese che non partecipa al Programma LLP può partecipare come partner di un IP?
Può partecipare, ma i relativi Docenti e Studenti non possono beneficiare del contributo comunitario assegnato per il viaggio ed il soggiorno. Potranno essere indicati solo nella parte descrittiva del Rapporto Finale come Docenti esperti e Studenti uditori. Di conseguenza, non devono essere indicati né nei fogli excel (Dati IP, Dati Docenti e Dati Studenti), nè nel riquadro dei partner attivi del RF, in quanto non contribuiscono a formare il numero minimo di partecipanti (vedi punto 1.d. e 1.f).

La composizione degli studenti (per nazionalità) può essere modificata rispetto alla candidatura?
Sì, la composizione degli studenti può essere diversa dalla proposta originaria. Il Rapporto Finale deve contenere la composizione definitiva dei partecipanti. L’Istituto coordinatore deve assicurarsi che tutte le norme di ammissibilità concernenti gli Studenti partecipanti siano rispettate.

È possibile cambiare il numero di Studenti e Docenti (cioè diminuire il numero degli insegnanti e aumentare il numero degli studenti)?
Dipende dalla fase del ciclo di vita del progetto. La regola generale è che il numero minimo di Studenti ammissibili provenienti da Istituti di Paesi diversi dal paese in cui l’ IP si svolge, deve essere 10. L'altra regola generale è che le spese di viaggio e di soggiorno sono ammissibili solo per un massimo di 60 Studenti e un massimo di 20 Docenti. Se i numeri rimangono entro questi limiti, il numero finale degli studenti e degli insegnanti può essere diverso da quello indicato in candidatura, mantenendo un ragionevole equilibrio tra n. di Docenti e n. di Studenti. Il beneficiario deve riferire i cambiamenti nel Rapporto Finale.

N.B. convenzionalmente il rapporto dovrebbe essere 1 Docente per 5 Studenti.

Quando è necessario contattare l’AN?
a) Qualora non si possano rispettare i requisiti minimi di ammissibilità del Progetto;
b) Tutte le volte che si ritengono utili/necessari cambiamenti del Progetto rispetto a quanto già approvato dall’Agenzia (Riferimenti e/o nominativo della persona di contatto all’interno dell’Istituto coordinatore del Progetto, Coordinamento del Progetto, Inserimento di nuovi Partner o ritiro di Partner esistenti, Cambiamenti del Piano di lavoro e del Calendario delle attività, Cambiamenti della durata o del periodo di svolgimento del Progetto, Cambiamento del luogo di svolgimento del Progetto, Cambiamento di coordinate bancarie, Cambiamento della denominazione dell’Istituto coordinatore , Cambiamento dell’Istituto coordinatore…).

In quali casi si deve essere autorizzati dall’AN tramite un Emendamento all’Accordo?
a) Variazione del Piano di lavoro, inclusa la durata;
b) Cambiamento dell’Istituto Coordinatore del progetto (ma sempre dello stesso Paese);
c) Cambiamenti nella composizione del Partenariato (che comporti una eventuale variazione al piano di lavoro;
d) Modifica al titolo dell’IP (che comporta una eventuale variazione al piano di lavoro);
e) Variazione delle coordinate bancarie

In quali casi si deve essere legittimati dall’AN tramite un atto di Autorizzazione scritta?
a) Variazione del luogo di svolgimento dell’IP! (se non comporta una variazione al piano di lavoro);
b) Cambiamento della persona coordinatrice di contatto del Progetto nell’ambito dello stesso Istituto coordinatore);
c) Modifica delle date di svolgimento, ma non della durata, del Progetto (se non comporta una variazione al piano di lavoro)

N.B. In tutti i casi di variazione soggette a Emendamento o ad Autorizzazione scritta dell’Agenzia Nazionale, si dovrà inviare una richiesta formale firmata dal Rappresentante Legale alle sedi dell’AN (via Magliabechi n.1 50122 Firenze e Via Guidubaldo del Monte n.54 00197 Roma), allegando il nuovo piano di lavoro eventualmente variato.

In quali casi è sufficiente una semplice comunicazione all’AN?
a) Nomina di un nuovo Rappresentante Legale
b) Cambio indirizzo, o contatti (telefono, fax, mail…).

Cosa si deve inviare all’Agenzia in fase di rendicontazione finale?
a) Rapporto Finale (Allegato III all’Accordo) timbrato e firmato dal Rappresentante Legale;
b) Dati statistici: IP data, Teacher data, Student data (file excel disponibili in Dyners);
c) Gli outputs del progetto (materiali didattici, web site, cd etc.), per la predisposizione dei quali si rimanda a quanto previsto all’art. IX.4 dell’Accordo finanziario e alle indicazioni grafiche pubblicate sul sito dell’Agenzia: http://www.programmallp.it/index.php?id_cnt=910

N.B. Tutte le comunicazioni devono essere firmate dal Rappresentante Legale.

Quali documenti invece devono essere tenuti agli atti in caso di controlli (desk-check, on the spot check)?
a) Per il controllo del contributo all’organizzazione dell’IP (OM), erogato come contributo forfetario:la lista dei partecipanti, Studenti e Docenti, firmata dagli stessi (foglio firme giornaliero), con l’indicazione dei nominativi e delle date di inizio e fine del progetto nonché il rapporto finale compilato da ogni partecipante.Il foglio firme dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:
  - riportare il numero di accordo in tutte le pagine;
  - utilizzare carta intestata;
  - riportare quotidianamente la data;
  - riportare nome e cognome dei partecipanti Docenti e Studenti in modo leggibile,
   (preferibilmente a computer lasciando lo spazio per le firme autografe);
  - ogni foglio firme dovrebbe essere controfirmato dal Coordinatore dell’IP.
b) Per il il controllo del contributo erogato sulla base dei costi reali (viaggio e visto): prova del pagamento nella forma di fatture, ricevute, biglietti del viaggio utilizzati, fotocopia del visto, carte di imbarco;
c) Per il il controllo del contributo per il soggiorno: prova della partecipazione all’IP nella forma di certificato di frequenza con l’indicazione della data di inizio e fine dell’attività firmato dall’Istituto ospitante e/o ogni altro documento giustificativo.
In caso di controlli dell’Agenzia, al solo scopo di verificare le modalità di gestione del contributo per il soggiorno dei partecipanti, l’AN si riserva di richiedere all’Istituto Beneficiario i mandati di pagamento a favore dell’albergo o di altre strutture ospitanti i partecipanti al Progetto.

Cosa non è ammissibile?
a) Modificare il periodo eleggibile (dal 1/09/2011 al 31/08/2012);
b) Richiedere incrementi di contributo rispetto a quanto stabilito da Accordo finanziario;
c) Finanziare più di 60 Studenti e 20 Docenti, anche in caso di disponibilità di fondi;
d) Far partecipare meno di 10 Studenti appartenenti ad Istituti di Paesi partecipanti a LLP diversi dal Paese di svolgimento del Progetto;
e) Da parte degli Studenti, partecipare ad una parte del progetto, senza rispettare la durata effettiva dell’attività;
f) IP con durata inferiore ai 10 gg. di lavoro;
g) Rendicontare e inserire tra i partecipanti al Progetto: Docenti e Studenti di Istituti non ammissibili (perché ineleggibili o perché non autorizzati dall’AN) ed Esperti esterni.