Come viene comunicato l'esito della candidatura?
L’Agenzia LLP invierà una comunicazione scritta all'istituto cha ha presentato la candidatura sia per esito positivo che per esito negativo.
Quali sono le procedure da seguire dopo aver ricevuto l'autorizzazione?
Dopo aver ricevuto l’autorizzazione da parte dell’Agenzia Nazionale LLP l’Istituto può procedere alla selezione degli alunni utilizzando l’apposito modulo Modulo di candidatura dell’alunno.
Una volta selezionati, gli alunni devono fornire all’Istituto il Modello Sanitario parte 1 nel quale il proprio medico curante dichiara l’idoneità dell’alunno a partecipare all’attività di mobilità individuale.
E una volta selezionati gli alunni come dobbiamo procedere?
L’Istituto deve comunicare alla scuola ospitante i nominativi degli alunni selezionati e tutte le informazioni contenute nelle Informazioni relative al soggiorno in famiglia (allegato del Modulo di candidatura dell’alunno) affinché la scuola ospitante, sulla base del profilo dell’alunno, individui il mentore/docente di contatto e la famiglia ospitante (utilizzando il Modulo di informazioni sulla famiglia ospitante).
L’Istituto ospitante dovrà poi trasmettere i dati della famiglia ospitante all’Istituto di provenienza, che verranno poi comunicati all’alunno selezionato e alla sua famiglia incoraggiando la comunicazione fra le due famiglie.
Sulla base delle informazioni ricevute relative alla famiglia ospitante e al mentore/docente di contatto, e dopo aver letto il Contratto formativo, i genitori firmano il Modulo per il consenso dei genitori/tutori.
L’Istituto dovrà, in collaborazione con la scuola ospitante, redigere il Contratto formativo per ciascun alunno in partenza utilizzando l’apposito modulo
Il docente di contatto e gli alunni in partenza dovranno partecipare all’incontro di formazione organizzato da questa Agenzia Nazionale prima della partenza.
Quando è possibile partire?
L’ Istituto acquista i biglietti per il viaggio degli alunni per raggiungere il Paese ospitante nel momento in cui questa Agenzia Nazionale comunicherà le date degli Incontri di formazione organizzati dalle Agenzie Nazionali dei Paesi ospitanti. Visto che la partecipazione a tali incontri è obbligatoria, la data di partenza degli alunni italiani dovrà essere antecedente alla data in cui si terrà l’Incontro di formazione organizzato dall’Agenzia Nazionale del Paese ospitante, per poter permettere agli alunni di partecipare.
Che cosa devono portare con sé gli alunni che si recano in mobilità?
Titolo di viaggio
Carta d’Identità/Passaporto
TEAM (Tessera Europea Assicurazione Malattia)
Guida all’assicurazione per l’alunno Comenius
Carta personalizzata di assistenza Comenius AXA
Manuale per la Mobilità individuale degli alunni Comenius
Modello sanitario (parte 2)
Piano di azione per le situazioni di emergenza
Norme di comportamento
Informazioni relative al proprio paese (opuscoli, CD, cartoline, foto, ecc.) che possono essere presentate alla propria classe
Come possiamo preparare l’alunno per la partenza?
- Reperire informazioni in merito al paese e alla scuola ospitanti.
- Informarsi sul sistema educativo del paese ospitante straniero per mezzo di Eurybase, la banca dati sui sistemi educativi europei.
- Apprendere quanto possibile in merito al paese ospitante sulla legislazione relativa ai minori. A questo scopo può essere utile A Country Guide una guida scritta dalla Commissione Europea e dalle Agenzie Nazionali che raccoglie dati forniti dai paesi partecipanti nel 2006 (aggiornata nel 2009) relativamente alle questioni legate ai rischi e alla protezione dei minori.
Che cosa si intende per preparazione linguistica?
La preparazione linguistica per gli alunni può essere organizzata sia dalla scuola di provenienza che dalla scuola ospitante.
La preparazione linguistica deve essere effettuata al di fuori del curriculum scolastico e deve essere rilasciato un attestato di partecipazione, firmato dalla persona preposta alla preparazione, deve specificarne la tipologia e la lista degli alunni coinvolti. Sono ammissibili le spese per l’acquisto materiali per l’autoapprendimento.
È prevista una sovvenzione aggiuntiva per la preparazione linguistica?
È previsto un importo forfetario pari a 120 € per sostenere la preparazione linguistica di ogni singolo alunno. Tale importo viene concesso solo se esplicitamente richiesto nel pre-accordo.
È possibile effettuare spese per la preparazione linguistica a partire dal 01/03/2012.
Nel caso in cui la scuola di provenienza e la scuola ospitante si accordino per effettuare la preparazione linguistica presso la scuola ospitante, la scuola di provenienza trasferirà l’importo relativo alla preparazione linguistica alla scuola ospitante.
Qual è il periodo minimo di mobilità all’estero?
Il periodo minimo di mobilità all’estero è di tre mesi.
Si può prolungare il periodo autorizzato?
L’Istituto può richiedere il prolungamento della mobilità accordata inviando una richiesta scritta all’AN entro le seguenti scadenze:
- per gli alunni in partenza nella prima parte dell’anno scolastico (con partenza nei mesi agosto/settembre/ottobre 2012) inviare la richiesta entro il 31 ottobre 2012;
- per gli alunni in partenza nella seconda parte dell’anno scolastico (con partenza dal mese di gennaio 2013) entro il 29 febbraio 2013.
Nel caso in cui ci fossero ancora fondi a disposizione l’AN accorderà il prolungamento richiesto tramite un emendamento all’accordo.
Si può ridurre il periodo autorizzato?
Il periodo di mobilità può essere ridotto purché l’alunno effettui sempre il periodo minimo richiesto di tre mesi.
È possibile rinunciare alla borsa?
In casi debitamente giustificati il Beneficiario può rinunciare al contributo e rescindere l’Accordo dando un preavviso di 15 giorni dalla data di inizio dell’attività, per iscritto con l’indicazione dei motivi, senza nessuna penalità. Se invece la rinuncia non è motivata o l’AN non accetta la motivazione, il Beneficiario avrà rescisso l’Accordo impropriamente. In questi casi, l’AN può richiedere il rimborso totale o parziale del prefinanziamento
Che cos’è il contratto formativo?
Il Contratto formativo è il documento fondamentale sul quale ruota tutta la mobilità individuale e serve per il riconoscimento del periodo di mobilità da parte della scuola di provenienza.
È redatto in collaborazione fra scuola di provenienza, scuola ospitante e alunno. Vi devono essere illustrati gli obiettivi e risultati della mobilità. Deve essere realistico e non troppo pretenzioso. Il contratto può essere modificato in itinere purché tutti gli attori coinvolti approvino le modifiche.
Deve essere individuale: ogni alunno deve avere un proprio contratto formativo costruito appositamente sulle proprie competenze.
Deve contenere le seguenti informazioni:
• Dati sul periodo di mobilità dell'alunno e contatti
• Obiettivi generali del periodo di mobilità
• Obiettivi specifici
• Frequenza scolastica
• Attività speciali (se esistenti)
• Valutazione dei progressi
Deve riportare le firme della scuola di provenienza, della scuola ospitante e dell’alunno.
La scuola di provenienza lo deve inviare a questa AN al massimo entro 15 giorni successivi l’inizio della mobilità.
Che cos’è la relazione sul contratto formativo?
E’ una relazione sugli studi effettuati durante la mobilità nella scuola ospitante. Servirà da punto di partenza per il riconoscimento da parte della scuola di provenienza del periodo di studio trascorso all'estero.
Tale relazione sarà coordinata dal mentore o dal docente di contatto presso la scuola ospitante, ma tutti gli insegnanti delle varie materie contribuiranno alla descrizione dei risultati conseguiti dall'alunno (non solo tramite i voti tradizionali). L’orario nonché un portfolio dei lavori (vale a dire composizioni scritte, disegni, test) accompagneranno la relazione e aiuteranno gli insegnanti della scuola di provenienza a valutare cosa l'alunno ha appreso.
Deve contenere le seguenti informazioni
• sul periodo di mobilità dell'alunno e contatti
• sugli obiettivi specifici:
• sulla frequenza scolastica: indicando le materie seguite e la valutazione dell’insegnate della materia
• sulle attività speciali (se del caso)
• sulla valutazione generale del soggiorno dell'alunno nella scuola ospitante
Dovrà riportare le firme della scuola ospitante e dell’alunno
A che cosa serve il Modulo per il consenso dei genitori?
Questo modulo è stato concepito perché i genitori/tutori dell’alunno che partirà in mobilità diano il consenso parentale alla partecipazione dell'alunno all'azione di Mobilità e per chiarire i ruoli e le responsabilità dei genitori e dell'alunno all’interno della Mobilità individuale degli alunni Comenius.
A che cosa servono le Norme di comportamento?
Servono a definire le regole di condotta dell'alunno durante il periodo di mobilità.
Che cos’è il modello sanitario?
Modello Sanitario parte 1
Il medico di base fornisce informazioni sulle condizioni mediche dell'alunno e sulla sua idoneità o meno a partecipare all'azione.
Modello Sanitario parte 2
Il medico di base fornisce informazioni dettagliate sulla salute dell'alunno nel caso si presenti un'emergenza medico-sanitaria durante la mobilità.
Che cos’è il piano di azione per le situazioni di emergenza?
Definisce procedure chiare da seguire nel caso in cui si verifichi una situazione di emergenza.
Che cos’è la carta della famiglia ospitante?
E’ un modulo che serve a chiarire i diritti e i doveri della famiglia ospitante.
A che cosa serve la conferma di ricezione del pagamento?
Serve ad attestare l'avvenuto pagamento della cifra forfettaria effettuato dalla scuola di provenienza dell'alunno per l'organizzazione della mobilità.
Che copertura sanitaria avranno gli alunni in mobilità?
Tutti gli alunni partecipanti saranno coperti dal sistema sanitario nazionale prima della
partenza. Tale copertura dà loro il diritto di ricevere la tessera europea di assicurazione
malattia (TEAM). Sarà cura dell'alunno e dei suoi genitori/tutori compilare la documentazione relativa al sistema sanitario nazionale dell'alunno o altro sistema e garantiranno che l'alunno abbia una tessera europea di assicurazione malattia (TEAM).
Inoltre gli alunni partecipanti alla Mobilità Individuale degli alunni Comenius sono coperti da un piano assicurativo appositamente studiato a tutela dei partecipanti durante il loro periodo di mobilità individuale: Gruppo AXA.
Chi coordina i servizi assicurativi?
In linea generale, sarete in contatto con MSH INTERNATIONAL, che coordinerà tutti i servizi, ad eccezione del rimpatrio e dell’assistenza, gestiti invece da AXA Assistance.
Dove posso avere maggiori informazioni sulla copertura assicurativa fornita da AXA?
Sul sito di MSH INTERNATIONAL http://global.msh-intl.com/index.php?lang=en potete scaricare la Guida all’assicurazione che vi fornirà tutte le indicazioni.
Come faccio per iscrivere i miei alunni al piano assicurativo comune?
Dovete effettuare l’iscrizione on-line sul sito di MSH INTERNATIONAL http://global.msh-intl.com/index.php?lang=en
La password di accesso vi sarà fornita da questa Agenzia Nazionale.
Quando devo iscrivere i miei alunni al piano assicurativo comune?
L’iscrizione deve essere effettuata almeno un mese prima della partenza per poter ricevere al proprio domicilio il welcome package: lettera di benvenuto, la carta personalizzata di assistenza Comenius, il certificato dell’assicurazione e il modulo di richiesta di rimborso.
Quando verrà erogata la sovvenzione relativa alla mobilità?
L’accordo finanziario sarà elaborato solo dopo aver ricevuto dall’Istituto autorizzato il pre-accordo con allegata la scheda excel correttamente compilati. Sarà scaricabile dal sito dell’AN (www.programmallp.it/servizi) utilizzando Login e Password ricevute nell’autorizzazione.
Dovrà essere inviato all’AN in duplice copia compilate e firmate dal Rappresentante legale. Questa AN rispedirà una copia dell’accordo controfirmato dal Direttore dell’AN.
E i tempi di pagamento?
Se l’Agenzia Nazionale LLP al momento del ricevimento dell’accordo del Beneficiario ha già ricevuto i fondi comunitari, provvederà al pagamento di un anticipo dell’90% della sovvenzione accordata entro 45 giorni dall'approvazione dell’accordo, in duplice copia, compilato correttamente e firmato dal Dirigente Scolastico.
La restante parte (10%) sarà pagata solo dopo la realizzazione dell’attività a seguito della presentazione dei documenti che sono richiesti nell’accordo; questi documenti dovranno pervenire all’Agenzia Nazionale entro il 30/09/2013 ed il saldo sarà pagato entro 45 giorni dall'approvazione della suddetta documentazione formalmente corretta. Se i costi sono inferiori all’anticipo già versato, l’Agenzia provvederà a chiedere il rimborso della differenza.
E se l’Agenzia Nazionale LLP non ha ancora ricevuto i fondi dalla Commissione europea?
In questo caso si procederà con il pagamento totale della sovvenzione in un’unica soluzione se l’attività è già stata svolta.
Quali documenti devo conservare per avere il pagamento della sovvenzione?
Il Beneficiario dovrà compilare e inviare in formato cartaceo il Rapporto Finale sull’esperienza realizzata (Allegato VI). Il Rapporto Finale sarà considerato la richiesta del Beneficiario per il pagamento del saldo finale.
Insieme al Rapporto Finale dovranno essere inviati all’AN i seguenti documenti:
Inoltre il Beneficiario dovrà inviare solo a seguito richiesta:
- per il contributo forfettario per i costi di organizzazione sostenuti dalla scuola di provenienza e dalla scuola ospitante: lista degli alunni in arrivo per ciascuna scuola ospitante e conferma di ricezione del pagamento firmata, ricevuta dalla scuola(e) ospitante(i).
- per il contributo basato sui costi reali (viaggio e visto): prova del pagamento per ciascun alunno (es. fatture, ricevute, biglietti, copia del visto, carte d’imbarco)
- per il contributo forfettario relativo alla preparazione linguistica degli alunni: prova delle attività preparatorie intraprese da ciascun alunno (es. attestato di partecipazione ad un corso di lingua, prova di acquisto di materiali per l’autoapprendimento…)
E se per il viaggio spendo meno di quanto indicato nel pre-accordo?
È possibile che l’Agenzia Nazionale LLP debba chiedere il rimborso della differenza. Per questo motivo si raccomanda di compilare il pre-accordo nella maniera più accurata possibile.
Ci sono dei limiti sui costi di viaggio?
Il finanziamento copre i costi del viaggio dell’alunno dalla propria abitazione a quella della famiglia ospitante. Il biglietto A/R (incluso il viaggio interno) sarà coperto fino ad un massimo di 800 euro dei costi ammissibili effettivamente sostenuti utilizzando il mezzo e le tariffe più economiche.
La scuola potrà richiedere un contributo aggiuntivo inviando una motivazione scritta all’AN nel caso in cui il preventivo del viaggio superi il massimale suddetto.
L’assicurazione del viaggio dove devo imputarla?
L’assicurazione del viaggio deve essere imputata all’interno delle spese di soggiorno.
Posso rendicontare il viaggio da casa all'aeroporto e dall’aeroporto all’Istituto ospitante?
Questi costi sono ammissibili se strettamente pertinenti e documentati e devono essere inseriti all’interno del costo di viaggio.
Possiamo rendicontare le spese dell’accompagnatore della compagnia aerea a cui affidiamo l’alunno durante il viaggio per il Paese straniero?
Le spese per l’accompagnatore della compagnia aerea sono ammissibili e possono essere richieste in fase di pre-accordo.
Cosa devo fare una volta rientrati tutti gli alunni dalla mobilità?
Dovete compilare il rapporto finale disponibile sulla pagina servizi del sito dell’AN utilizzando Login e Password ricevute nell’autorizzazione. Il rapporto finale è diviso in quattro parti:
• Scuola di provenienza (scuola italiana)
• Scuola ospitante (scuola straniera presso la quale si sono recati gli alunni italiani)
• Alunni
• Rendiconto delle spese (sostenute per la mobilità degli alunni italiani)
Per ogni singolo alunno (il nome non è richiesto) deve essere indicato:
• Nome scuola ospitante
• Paese destinazione
• Date del soggiorno
• Soggiorno
• Spese organizzazione scuola provenienza e ospitante
• Preparazione linguistica
• Spese di viaggio (effettivamente sostenute)
Per facilitarne la compilazione il documento è elettronico e quindi può essere compilato contemporaneamente da più persone.
Una volta compilato on line il Rapporto finale deve essere stampato e firmato nelle sezioni di competenza dalla scuola di provenienza, dalla/dalle scuola/e ospitante/i, dagli alunni partiti in mobilità.
Unitamente al Rapporto finale la scuola deve inviare a questa Agenzia Nazionale i seguenti documenti:
- Contratto formativo (se non ancora inviato)
- Relazione contratto formativo
- Carta della famiglia ospitante (famiglia straniera che ha ospitato l’alunno italiano)
- Modello consenso genitori/tutori (se non ancora inviato)
- Conferma di ricezione pagamento
