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IN EVIDENZA

Partenariati di apprendimento
Seminario sulla gestione dei partenariati Grundtvig 2012


L'Incontro Nazionale con le Istituzioni vincitrici di un partenariato Grundtvig 2012, è stato realizzato presso l’Istituto Vasari di Figline Valdarno: una scuola che rappresenta un'eccellenza in Italia, un luogo dove studio, innovazione, impegno e professionalità hanno trovato un equilibrio perfetto.
 

Foto_1_1.jpgLa cornice dell’evento, perfetta. Con il cerimoniale, organizzato dagli allievi dell'Istituto   Alberghiero Vasari, che ci hanno introdotto in un’atmosfera particolarmente ospitale e accogliente.

Ci piace iniziare con i ringraziamenti.

Un particolare ringraziamento a tutte le persone che sono arrivate da varie città italiane, da nord a sud, per condividere insieme allo staff Grundtvig dell’ Agenzia LLP un momento di confronto diretto. Circa cinquanta beneficiari Grundtvig hanno risposto al nostro invito per partecipare al Seminario sulla gestione dei partenariati, incentrato soprattutto sulla qualità dei progetti. La partecipazione è stata positiva, nonostante uno sciopero delle ferrovie e il maltempo che in questo periodo ‘attanaglia’ l’ Italia (come piace enfatizzare a molti giornalisti).

Il programma del Seminario (/2012_InEvidenza/Seminario_Gru/programma della giornata.pdf programma della giornata.pdf)  si proponeva di approfondire alcuni aspetti delle attività di progetto, focalizzando i punti centrali del  ciclo di vita di un  progetto nei due anni di validità (1 agosto 2012 – 31 luglio 2014):  dal primo project meeting, passando attraverso il programma di lavoro, la fase di monitoraggio, per arrivare alla stesura del rapporto finale e alla valorizzazione dei risultati raggiunti e disseminazione dei prodotti e attività realizzate.
Il 2012, come gli anni precedenti (tabella 1), ha registrato un aumento delle candidature ricevute: 652 proposte ricevute di cui approvate 216. La prima considerazione: congratulazioni per aver ‘vinto’ un Partenariato Grundtvig! Non è stato facile né semplice, come si può desumere dalle percentuali.


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Sicuramente il vostro progetto contiene già quelle peculiarità, quelle caratteristiche che lo rendono un progetto qualitativamente valido.

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Foto5.jpgDietro ai numeri ci sono migliaia di persone coinvolte ogni giorno nell’educazione degli adulti che vogliono imparare ancora. Bello, ma sappiamo quanto lavoro richieda un progetto di cooperazione europea. Condividere, scambiare, valutare, confrontare, sperimentare idee cambierà notevolmente le vostre attività quotidiane sia sul piano personale che lavorativo. Scrivere e.mail, telefonare ai colleghi europei, inventarsi un skyname o  lavorare e condividere il lavoro da fare in  webcam,  compilare un modulo che si ‘comporta’ in modo elettronico, non sono esperienze che si dimenticano. Tutt’altro. Sono esperienze che  rappresentano un momento di apprendimento e di conoscenza che accrescono la capacità di vedere e trovare la soluzione ai problemi, cambiare i propri punti di vista per condividere al meglio un interesse.
La giornata seminariale, dopo una presentazione a cura dell’ Agenzia LLP, si è sviluppata attraverso due esempi di buone pratiche, per dare un senso concreto alla progettazione ed evidenziare tutti i punti di forza, ed anche di fragilità,  del  lavoro di gruppo. Ci hanno introdotto nella gestione dei partenariati due referenti di progetto, Maria Ranieri dell’ Università degli Studi di Firenze, Dipartimento Scienze della Formazione, con il progetto "My Mobile Education on the Move Responsive Learning Contexts in European Adult Education" e Pablo Salazar del Risco del Cesvot con "Language as a Means of Social Inclusion".
La mattinata si è conclusa con un question time per approfondire le diverse problematiche e chiarire alcuni aspetti amministrativi e gestionali collegati a questa prima fase dei progetti. Le domande dei convenuti si sono incentrate soprattutto sull’ aspetto finanziario e sulla definizione di mobilità all’estero. Ma sono state poste domande su come incrementare il budget con sponsor e altre attività locali, modalità di coinvolgimento dello staff e dei discenti adulti nelle varie attività di progetto.
Dalle Evaluation Forms consegnate dai partecipanti a conclusione del seminario, abbiamo colto suggerimenti importanti.
Al primo posto, la durata dell‘evento troppo breve (solo la mattina). Concordiamo completamente con questa criticità, ma provvederemo in futuro ad organizzare gruppi di lavoro anche pomeridiani.
Presentazioni plenarie più incisive e circoscritte. Anche su questo aspetto riteniamo che una raccolta di domande prima dell’evento possa concretizzare e ottimizzare al meglio il lavoro.
Tentiamo un breve report delle questioni poste nella sessione finale del question time

angela_1.jpgBreve lista di suggerimenti per la gestione del progetto (possibili ma migliorabili):
stabilire un duraturo e proficuo dialogo tra i coordinatori (i referenti del
progetto all’interno dell’istituzione) del gruppo di lavoro e tra il personale di
ciascuna istituzione partner (sapere chi fa cosa)
scegliere gli strumenti di comunicazione ideali per il team, con cadenza settimanale, quindicinale o mensile (oltre non è opportuno)
organizzare periodicamente incontri con i colleghi della propria organizzazione per rinnovare e stimolare il loro interesse e il loro coinvolgimento. Informare per essere consapevoli di ciò che si sta realizzando
fare in modo che teoria e pratica si incontrino…condividere  con i colleghi di lavoro (senza stressarli troppo) le attività e i primi risultati  del progetto, in particolare con coloro
che non sono direttamente coinvolti. Ciò rende visibili e fruibili i risultati finali del partenariato Grundtvig in termini di ricaduta e benefici.
verificare se ogni partner ha ben presente le varie fasi del progetto: iniziale - intermedia e finale. Importantissimo: prendere nota dei periodi di vacanze, orari e abitudini lavorative dei vari partner per evitare periodo di ‘assenza e silenzio’ inquietanti.
registrare tutti gli eventi realizzati con foto, video, verbali e rapporti. Diventare un documentalista: un archivio delle idee ma soprattutto un archivio delle cose fatte dà il senso vero all’esperienza di cooperazione europea.
documentare darà modo di valutare ciò che è stato realizzato e soprattutto capire se si sta lavorando per raggiungere gli obiettivi prefissati. Tutto questo materiale raccolto servirà per compilare in modo soddisfacente il rapporto intermedio e il rapporto finale. Tenere la documentazione di progetto in un apposito ‘scaffale’ o ‘faldoni’ è un’ ottima abitudine per lasciare traccia delle spese sostenute e monitorare il budget residuo. Si ricorda che tutte le giustificative di spesa relative al progetto dovranno essere tenute agli atti della propria organizzazione
controllare e monitorare gli obiettivi raggiunti e da raggiungere in rapporto al piano temporale delle attività, sia a livello locale che all’estero.

Come implementare il piano  di lavoro?

La prima cosa da tenere ben presente è il traguardo da raggiungere, ossia gli obiettivi e finalità dovranno essere realizzabili. Raggiungere è mettere in pratica le idee (geniali) individuate insieme ai partner (condivise). Perciò è fondamentale seguire poche ma sane regole e accertarsi che….
• Siano stabiliti effettivi canali di comunicazione
• I tempi e modi di realizzazione delle attività siano realistici in relazione agli obiettivi prefissati
• Ci sia una chiara distribuzione dei ruoli dei partner: chi? cosa fa? e quando?
• Ci sia un piano di valutazione e monitoraggio del progetto: aiuta a risolvere problemi, e soprattutto a capire se la retta via è perduta e se sì, quando e perché (evitando le selve oscure…). Ciò evita perdita di tempo, errori e incomprensioni.

Pianificare le seguenti attività:
• meetings: locali (con i colleghi, rappresentanze istituzionali a livello locale e regionale) e transnazionali (con i partner)
• valutazione e monitoraggio delle attività
• stesura dei rapporti dei progressi raggiunti o non raggiunti
Verificare sempre che i partner abbiano pienamente capito e siano d’accordo con il piano di lavoro! Per fare ciò è auspicabile ci sia un piano di lavoro sottoscritto congiuntamente….


Foto_2.jpgCoinvolgimento della comunità locale e di altri potenziali attori

I partenariati di cooperazione Grundtvig offrono l’opportunità di stabilire nuovi rapporti con altri partner della comunità locale in vista anche di uno sviluppo e la conoscenza della tua esperienza nella vita collettiva.
Ad esempio: contattare  i rappresentanti della comunità locale –Comuni, Proloco, altri Istituti  che si occupano di educazione degli adulti e altre associazioni - che potrebbero essere interessati al progetto che si sta realizzando. Pubblicare articoli e organizzare conferenze stampa prima e dopo gli eventi…

Tecnologie dell’informazione e della comunicazione: come utilizzarle?

L’ambiente digitale ormai è una realtà condivisa, sappiamo che gioca un ruolo determinante nei progetti transnazionali tra cui quello di facilitare la comunicazione e la condivisione. Ma non tutte le Istituzioni potrebbero aver ugual dimestichezza con le new technologies. Quindi aiutare e soddisfare le esigenze di tutti i partner previene noiose incomprensioni e irrigidimenti inutili.

Monitorare: fa bene?
Il monitoraggio e l’autovalutazione sono processi cruciali per il successo di un progetto.
E’ quindi fondamentale monitorare tutte le attività e ‘prendere appunti’ per realizzare non solo una memoria scritta del progetto, ma per individuare eventuali punti critici oppure punti di forza. Prova a porti le seguenti domande durante e a conclusione del progetto:
• Il piano delle attività è stato seguito da tutti? Gli obiettivi sono appropriati alle
esigenze di tutti i partner?
• Il progetto dovrebbe essere modificato?
• Quali sono i benefici delle attività rivolte ai discenti?
• I discenti come hanno realizzato i compiti a loro assegnati?
• Quale competenze sono/sono state sviluppate?
• Il personale coinvolto sta lavorando insieme?
• I mezzi di comunicazione sono appropriati?
• La comunità locale è coinvolta nel progetto?


Risultati e disseminazione

La fase di disseminazione deve essere pianificata sin dal primo giorno di attività di progetto. Tutti dovrebbero essere a conoscenza di ciò che si sta ‘creando’ tra le mura di un’associazione, di un carcere, di una scuola, di un museo. Anche i cittadini dovrebbero sapere e condividere l’idea di lavorare con altri cittadini europei.
Si possono organizzare piccole mostre all’interno della propria Istituzione o in luoghi pubblici della città (biblioteca, comune, musei..), pubblicare articoli sui giornali locali, usare il sito dell’Istituzione, dedicare giornate informative al progetto europeo in occasione di feste e sagre locali, utilizzare i media, organizzare meeting e seminari per le istituzioni della comunità che non hanno mai realizzato progetti europei.
Ricordate,  EST c’è. Trascorsi quasi due anni (saremo nel 2014) i beneficiari riceveranno una comunicazione relativa alla compilazione del Rapporto Finale e alla pubblicazione dei risultati e dei prodotti finali in EST, European Shared Treasure. La guida per la compilazione del Rapporto Finale e la guida per documentare e salvare i prodotti in EST sono state realizzate per voi, ergo leggetele attentamente. Ma, come sempre, potrete rivolgervi al nostro helpdesk.

Foto4_1.jpgEpilogo. Le mobilità, cosa fare prima e dopo i viaggi nei paesi partner

Una mobilità è una persona che si reca presso i partner stranieri coinvolti  nel progetto.
Possono muoversi le stesse persone più volte, oppure persone (staff e discenti, ma anche solo staff) diverse ogni volta. Dipende. Dipende da quante persone sono coinvolte nel progetto. Dipende dalle risorse che ci sono in una organizzazione.
Tutto lo  staff che lavora presso la propria organizzazione (indipendentemente dal tipo di collaborazione e rapporto di lavoro)  è autorizzato a partecipare alle mobilità e alle attività locali. Il finanziamento (importo forfettario) è un contributo per tutte le attività: viaggi, spese amministrative, di gestione del progetto, acquisto di materiali etc.
Prima di un incontro di progetto, è buona pratica preparare già un programma di lavoro, redigere un verbale del meeting con i partner, pubblicizzare  l’ evento sul giornale locale, diffondere la notizia, anche tramite il proprio sito web.
Tutta la documentazione relativa ai viaggi all’estero (carte d’imbarco, biglietti di viaggio, etc) dovrà essere tenuta agli atti, così come i certificati di partecipazione, rilasciati dall’Istituzione  ospitante,  saranno conservati e solo in caso di richiesta esplicita da parte dell’ Agenzia LLP dovranno essere spediti in copia conforme all’ originale.
La sessione di lavoro si è conclusa con un ‘succulento’ buffet preparato dagli allievi dell’ IPSSAR Servizi Alberghieri e della Ristorazione: quindi il nostro ultimo plauso è rivolto ai docenti, ma in particolare a tutte le allieve e agli allievi che diligentemente hanno reso speciale il nostro Seminario di Gestione! Una lode particolare.


Un ringraziamento a tutti i partecipanti in ordine di apparizione:
- Dirigente Scolastico, Prof. Andrea Marchetti – IIS Vasari
- La platea dei beneficiari  Grudntvig.
-Tutto lo suo staff di docenti, personale amministrativo e scolastico  impegnato nella  organizzazione dell’evento, e in particolare un ringraziamento  alle "cuoche e cuochi" del Vasari
- I colleghi dell’ Agenzia LLP: Ms Silvia Costantini, Ms Celine Peroni, Mr Paolo Cavicchi

Lo staff Grundtvig coglie questa breve occasione per augurare a tutti un sereno e spumeggiante 2013!!! Buon lavoro e Buon Grundtvig!

Presentazioni della Giornata:

/2012_InEvidenza/Seminario_Gru/My Mobile Education on the Move Responsive Learning Contexts in European Adult Education.pdf My Mobile Education on the Move Responsive Learning Contexts in European Adult Education.pdf  (presentazione di Maria Ranieri, Università degli Studi di Firenze)
/2012_InEvidenza/Seminario_Gru/Mobile Education on the Move Responsive Learning Contexts in European Adult Education.pdf My Mobile Education on the Move Responsive Learning Contexts in European Adult Education.pdf (articolo di Maria Ranieri, Università degli Studi di Firenze)

/2012_InEvidenza/Seminario_Gru/Language as a Means of Social Inclusion.pdf Language as a Means of Social Inclusion.pdf (presentazione di Pablo Salazar,  Cesvot)


di Angela Miniati, responsabile partenariati di apprendimento Grundtivg.